Ohjausjärjestelmät

Outotecin liiketoiminnan perustana ovat yleiset hallinnointiperiaatteet ja Outotecin itsesääntely. Varmistaakseen hallintomallin asianmukaisen toiminnan Outotec Oyj:n hallitus on määritellyt Outotecin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet.

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus on olennainen osa Outotecin hallinnointi- ja johtamisjärjestelmiä. Sisäinen tarkastus toimii hallituksen apuna yhtiön valvonnassa ja hallinnassa. Sen tehtävänä on valvoa, että yhtiön liiketoiminta on tehokkaasti johdettua ja että riskienhallinta ja sisäiset kontrollit ovat riittävällä tasolla. Sisäinen tarkastus myös varmentaa, että määritettyjä periaatteita, politiikkoja ja ohjeita noudatetaan. Lisäksi sisäinen tarkastus avustaa selvitettäessä epäiltyjä väärinkäytöksiä organisaatiossa.

Sisäisen tarkastuksen tarkoituksena on luoda lisäarvoa ja kehittää Outotecin liiketoimintaa toimimalla itsenäisenä ja objektiivisena varmistus- ja tarkastusfunktiona. Sisäinen tarkastus auttaa Outotecia noudattamaan hyvää hallintotapaa, antamaan yhtiön johdolle riippumattoman näkökulman yhtiön toiminnan tarkasteluun ja arviointiin sekä saavuttamaan tavoitteensa tuomalla järjestelmällisen lähestymistavan riskienhallinnan, valvonnan ja hallinnointiprosessien tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen.

Yhtiön riskienhallinnan ja sisäinen tarkastuksen funktio raportoi hallinnollisesti talous- ja rahoitusjohtajalle, mutta sisäiseen tarkastukseen liittyvissä asioissa suoraan hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnalle ja toimitusjohtajalle. Tarkastus- ja riskivaliokunta hyväksyy vuosittaisen sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Tarkastustulokset, suositukset ja johdon korjaustoimenpiteet raportoidaan säännöllisesti johtoryhmälle ja tarkastus- ja riskivaliokunnalle.

Riskienhallinta

Riskienhallinta on saumaton osa Outotecin johtamisjärjestelmää ja sisäistä valvontaa. Sen tavoitteena on riskien systemaattinen arviointi, joka helpottaa syvällistä suunnittelua ja päätöksentekoprosessia. Riskienhallinta kattaa kaikki organisaation osa-alueet ja huomioi niin strategiset kuin operatiivisetkin riskit. Riskienhallinta tukee yhtiön johtoa sekä hallitusta varmistaen, että yhtiö voi toteuttaa strategiaansa tehokkaasti.

Outotec toteuttaa toiminnassaan yhtiön riskienhallintapolitiikkaa (Enterprise Risk Management Policy), joka toimii perustana yhtiön kaikille riskienhallintatoimille. Outotecin projektiriskien hallintaprosessi, rahoitusriskien hallintatoimet, QEHS-järjestelmät ja sisäinen tarkastus ovat keskeinen osa yhtiön kokonaisvaltaista riskienhallintaa. Outotecin riskienhallintaan kuuluvat sekä konsernitason että projektikohtaiset riskienhallinnan prosessit. Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan toimintaperiaate toimii perustana kaikelle riskienhallinnalle Outotecissa. Outotecin projektien riskienhallintaprosessissa, rahoitusriskien hallintatoimet, QEHS (Quality, Environment, Health and Safety) -järjestelmät ja yritysvastuupolitiikka ovat keskeinen osa yhtiön kokonaisvaltaista riskienhallintaa.

Outotecin hallitus hyväksyi Outotecin riskienhallintapolitiikan 25.2.2013 ja valvoo politiikan toteutumista sekä siihen liittyviä prosesseja. Riskienhallintapolitiikassa määritellään riskienhallinnan tavoitteet, periaatteet, toimintatavat, organisaatio ja riskienhallinnan vastuualueet sekä raportointi- ja seurantamenetelmät. Hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan vastuulla on tarkastaa hallitukselle annettavat riskien arvioinnit ja raportit. Tarkastus- ja riskivaliokunta valvoo myös, miten johto seuraa konsernin riskienhallintapolitiikan ja -menetelmien noudattamista ja arvioi riskienhallinnan riittävyyttä suhteessa Outotecin riskeihin.

Toimitusjohtaja ja johtoryhmä ovat vastuussa riskienhallintaprosessien määrittelystä ja käyttöönotosta ja sen varmistamisesta, että riskit otetaan huomioon yhtiön strategian suunnittelussa sekä operatiivisessa liiketoiminnassa. Liiketoimintayksiköt ja tukitoiminnot ovat vastuussa omien strategisten tavoitteidensa saavuttamisesta sekä kaikkien toimintaansa liittyvien riskien vähentämisestä ja hallinnasta riskienhallinnan, sopimustenhallinnan ja sisäisen tarkastuksen tuella.

Riskienhallintaa ja liiketoiminnan valvontaa johtaa konsernin taloushallinto, jota johtaa talous- ja rahoitusjohtaja. Toiminnallisesti riskienhallinnalla on suora raportointimahdollisuus johtoryhmälle, toimitusjohtajalle, tarkastus- ja riskivaliokunnalle sekä hallitukselle.

Strategiset, toiminnalliset ja taloudelliset riskit arvioidaan säännöllisesti, ja olennaiset riskit sekä niihin liittyvät riskienhallintatoimenpiteet raportoidaan säännöllisesti toimitusjohtajalle, johtoryhmälle ja tarkastus- ja riskivaliokunnalle. Projektikohtaiset riskit tunnistetaan ja arvioidaan koko projektin elinkaaren aikana, aikaisesta myyntivaiheesta projektin lopputoimitukseen asti. Tavoitteena on hallita riskejä ja mahdollisuuksia integroidusti ja läpinäkyvästi. Tarjouksien/myyntiprojektien osalta suoritetaan kokonaisvaltainen riskiarviointi, joka kattaa tunnistetut riskialueet. Projektiriskien arviointityökalu kattaa myös ympäristö- ja sosiaaliseen vastuullisuuteen sekä näiden alueiden lainsäädäntömuutoksiin liittyvät riskit. Arvioinnin perustella määritellään asianmukaiset riskienhallintatoimet. Tavoitteena on identifioida projektit, joiden odotetaan vahvistavan Outotecin myyntiä, liikevoittoa, kassavirtaa ja toimivan perustana Outotecin elinkaaripalveluliiketoiminnalle ja kilpailukyvylle, sekä vahvistaa resurssien ja teknologian saatavuutta.

Keskeiset Outotecin toimintaan liittyvät riskit ovat strategisia, toiminnallisia ja teknologiaan, projekteihin sekä rahoitukseen liittyviä riskejä, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi Outotecin taloudelliseen tulokseen. Merkittävimmät Outotecin liiketoimintaan liittyvät riskit ja epävarmuudet, sekä kirjanpitolain edellyttämät muut kuin taloudelliset riskit, kuvataan hallituksen toimintakertomuksessa. Rahoitusriskit kuvataan tilinpäätösten liitetiedoissa. Toiminnalliset sekä projekteihin liittyvät riskit on kuvattu yhtiön verkkosivuilla osoitteessa http://www.outotec.fi/yhtio/sijoittajille/outotec-sijoituskohteena/liiketoiminnan-riskit/.

Sisäinen valvonta

Sisäisen valvonnan tavoitteena on antaa johdolle riittävää varmuus siitä, että yhtiö noudattaa lakeja ja säännöksiä sekä sisäisiä menettelytapoja ja ohjeistuksia, ja että yhtiön toiminta on tehokasta ja raportointi on luotettavaa sekä noudattaa yleisesti hyväksyttyjä tilinpäätöksen laadintaperiaatteita, sovellettavia lakeja ja määräyksiä sekä sisäisiä raportointiperiaatteita.

Outotecin taloudellisen raportoinnin valvonta

Sisäisen valvonnan tavoitteena on taloudellisen raportoinnin suhteen varmistaa, että raportointi on luotettavaa ja noudattaa yleisesti hyväksyttyjä tilinpäätösten laadintaperiaatteita, sovellettavia lakeja ja määräyksiä sekä sisäisiä raportointiperiaatteita. Outotecin taloudellisen raportoinnin viitekehys perustuu konsernitason ohjeisiin, taloudellisiin prosesseihin ja yleiseen raportointialustaan. Tätä viitekehystä tukevat Outotecin arvot, rehellisyys ja korkeat eettiset säännöt sekä säännöllinen koulutus ja tiedonvaihto taloudellisia prosesseja käsittelevissä kokouksissa.

 

Hallituksella on kokonaisvastuu taloudellisen raportoinnin sisäisestä valvonnasta. Hallitus arvioi liiketoiminnan tuloksellisuutta. Hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunta muiden tehtäviensä ohella valvoo säännöllisesti taloudellisen raportoinnin periaatteita ja raportoinnin oikeellisuutta. Toimitusjohtaja sekä konsernin johtoryhmä ja johtoryhmät kussakin liiketoimintayksikössä tuottavat kuukausittaisen katsauksen kuluneen kauden taloudellisesta toiminnasta ja liiketoiminnan näkymistä sekä toimitusprojektien taloudellisesta tuloksesta. Valvontatoiminto kussakin tytäryhtiössä on vastuussa siitä, että liiketoimintatapahtumat raportoidaan Outotecin tilinpäätöksen laadintaperiaatteiden mukaisesti. Outotecin taloushallinnon palvelukeskus käsittelee keskitetysti suurimman osan Outotecin taloushallinnon prosesseista. Taloushallinnon palvelukeskus mahdollistaa taloudellisten prosessien parannetun kokonaishallinnan. Sisäinen tarkastustoimi tarkastaa säännöllisesti taloudellista raportointia ja raportoi suoraan tarkastus- ja riskivaliokunnalle ja toimitusjohtajalle. Konserninlaajuista taloushallintoa ja valvontaa koordinoi konsernin taloushallinto, jota johtaa talous- ja rahoitusjohtaja. Sisäisen valvonnan operatiivinen vastuu on kullakin markkina-alueella, liiketoimintayksiköllä ja konsernin tukitoiminnolla.

Konsernin taloushallinto pitää yllä taloudellisen raportoinnin yleisohjeita, toimii taloudellisten prosessien omistajana ja valvoo keskitetysti raportointialustoja. Konsernitasolla laadintaperiaatteita soveltaa ja tulkitsee konsernin taloushallinto ja nämä periaatteet on dokumentoitu Outotecin laskennan laadintaperiaatteisiin ja raportointiohjeeseen. Laadintaperiaatteita toteuttaa kontrollereiden verkosto markkina-alueilla, liiketoimintayksiköissä sekä tukitoiminnoissa. Outotecin vakiotoiminnanohjausjärjestelmä on SAP, johon suurin osa tapahtumista tallennetaan. Niissä tytäryhtiöissä, joissa SAP:ia ei ole otettu käyttöön, käytössä on paikallinen toiminnanohjausjärjestelmä. Taloudellinen tieto kerätään toiminnanohjausjärjestelmästä yhteiseen konsolidointijärjestelmään, jotta varmistutaan yhdenmukaisista sisäisen ja ulkoisen laskennan tiedoista. Eri järjestelmien välille on soveltuvissa tapauksissa luotu automaattiset rajapinnat. Sisäinen johdon raportointi täsmätään aina ulkoiseen raporttiin, jotta varmistutaan, että sisäinen ja ulkoinen raportointi perustuvat samaan tietoon. Outotecin kirjanpitojärjestelmän perustietojen muutosten hallinta on toteutettu keskitetysti tietojen eheyden varmistamiseksi. Taloushallinnon tietojärjestelmien käyttöoikeudet ja tehtävien eriyttäminen sekä johdonmukaiset ja huolellisesti dokumentoidut prosessit ovat tärkeä osa sisäistä valvontaa.

Outotecin kuukausittainen talouskatsaus muodostaa keskeisen valvontamekanismin, jonka avulla mitataan liiketoiminnan tehokkuutta ja yhtiön kehitystä verrattuna asetettuihin taloudellisiin tavoitteisiin. Kuukausittainen raportointi sisältää yksityiskohtaiset analyysit toteutuneiden tulosten, budjetin sekä edellisen vuoden toteutuneiden ja uusimpien ennusteiden välisistä eroista. Taloudellisten tietojen lisäksi raportit sisältävät muita tärkeitä tunnuslukuja, jotka mittaavat Outotecin, liiketoimintayksiköiden ja markkina-alueiden liiketoiminnan kehitystä sekä kustannusten kehittymistä yhtiön tukitoiminnoissa. Projektitoimitukset muodostavat pääosan Outotecin myynnistä, joten projektien riskienhallinta ja projektien valvonta ovat taloudellisen valvonnan ja raportoinnin tietojen saannin kannalta keskeisiä prosesseja.

Taloudellista tulosta ja taloudellisia näkymiä tarkastellaan kuukausittain kaikilla organisaation tasoilla painottaen erityisesti projekteihin liittyviä sopimusriskejä, projektivarauksia ja taloudellista tulosta. Neljännesvuosittain myös tarkastus- ja riskivaliokunta arvioi projekteihin liittyvän taloudellisen suorituksen sekä projektiriskit. Kontrollerit osallistuvat arviointiin sekä toimintojen suunnitteluun. Kontrollereiden vastuulla on myös varmistaa, että raportointi noudattaa konsernitason ohjeita ja aikatauluja.

Tilintarkastajat

Yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka on oltava Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. Varsinainen yhtiökokous valitsee kuluvan vuoden tilinpäätöksen tilintarkastajan, jonka tehtävä päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Tilintarkastustoimiston on tarkastettava yhtiön kunkin tilikauden kirjanpito, tilinpäätösasiakirjat sekä yhtiön hallinnointi- ja ohjausjärjestelmä vuosittain. Yhtiön tilintarkastukseen sisältyy myös konsernitilinpäätöksen ja konserniin kuuluvien yhtiöiden välisten suhteiden tarkastelu. Tämä edellyttää yhtiön tilintarkastajan ja konsernin muiden yhtiöiden tilintarkastajien välistä kansainvälistä yhteistyötä. Tilintarkastuksen suunnittelussa huomioidaan, että yhtiöllä on oma erillinen sisäisen tarkastuksen toiminto. Vuosittaisen tilinpäätöksen yhteydessä ulkopuolinen tilintarkastaja luovuttaa lakisääteisen tilintarkastajan raportin yhtiön osakkeenomistajille, ja lisäksi se raportoi tuloksista säännöllisesti hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnalle. Yleisten pätevyysvaatimusten lisäksi tilintarkastajan on täytettävä lain edellyttämät vaatimukset itsenäisen ja luotettavan tilintarkastuksen varmistamiseksi.

Vuonna 2019 yhtiö maksoi 0,9 miljoonaa euroa (2018: 08 miljoonaa euroa) tilintarkastuspalveluista. Lisäksi yhtiö maksoi 1,5 miljoonaa euroa (2017: 0,5 miljoonaa euroa) konsulttipalveluista, joita eivät liittyneet tilintarkastukseen.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa 14.3.2019 valittiin yhtiön auktorisoiduksi tilintarkastajaksi PricewaterhouseCoopers Oy. Päävastuullinen tilintarkastaja on KTH Markku Katajisto.

Lähipiiritoimet

Outotecilla on konserninlaajuiset menettelytavat yhtiön lähipiirin tunnistamiseen ja määrittelyyn, jotta yhtiössä voidaan varmistaa mahdollisten eturistiriitojen asianmukainen huomioiminen kaikessa päätöksenteossa, Tarkastus- ja riskivaliokunta arvioi, täyttävätkö yhtiön ja sen lähipiirin välillä tehtävät sopimukset ja muut oikeustoimet soveltuvien lakien ja säännösten mukaiset vaatimukset liiketoimien tavanomaisuudesta ja markkinaehtoisuudesta.

Konsernin taloushallinto/sisäinen tarkastus -funktio valvoo ja tarkkailee lähipiiritoimia osana normaalia raportointi- ja valvontatehtäväänsä ja raportoi säännöllisesti tarkastus- ja riskivaliokunnalle.

Eturistiriitojen välttämiseksi on luotu erityiset päätöksentekoprosessit. Tarkastus- ja riskivaliokunnan on erikseen käsiteltävä lähipiiritoimi, joka ei kuulu yhtiön tavanomaiseen toimialaan tai joka ei ole markkinaehtoinen. Lisäksi hallituksen on hyväksyttävä tällainen lähipiiritoimi.

Konsernin taloushallinto/sisäinen tarkastus -funktio on vastuussa lähipiiriluettelon ylläpitämisestä ja päivittämisestä.

Tarkastus- ja riskivaliokunta on laatinut hallituksen hyväksymät lähipiiritoimien valvontaa ja arviointia koskevat periaatteet.

Lisätietoa lähipiiritoimista on luettavissa yhtiön vuosikatsauksesta sekä tilinpäätöksen liiteasiakirjoista.

Vuonna 2019 Outotec ei ollut osallisena merkittävissä lähipiiritoimissa tai liiketoimissa, jotka eivät kuulu yhtiön normaaliin toimialaan, eikä sellaisissa liiketoimissa, joita ei tehty tavanomaisin kaupallisin ehdoin ottaen huomioon Outotecin toimialalla yleisesti noudatetut ja hyväksytyt toimintatavat.