Ohjausjärjestelmät

Outotecin liiketoiminnan perustana ovat yleiset hallinnointiperiaatteet ja Outotecin itsesääntely. Varmistaakseen hallintomallin asianmukaisen toiminnan Outotec Oyj:n hallitus on määritellyt Outotecin sisäisen valvonnan periaatteet.

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus on olennainen osa Outotecin hallinnointi- ja johtamisjärjestelmiä. Sisäinen tarkastus toimii hallituksen apuna yhtiön valvonnassa ja hallinnassa. Sen tehtävänä on valvoa, että yhtiön liiketoiminta on tehokkaasti johdettua ja tuottavaa, riskienhallinta on riittävällä tasolla ja että tuotettu sisäinen sekä ulkoinen raportointi on paikkansapitävää. Sisäinen tarkastusjärjestelmä myös varmentaa, että määritettyjä periaatteita, politiikkoja ja ohjeita noudatetaan. Lisäksi sisäinen tarkastus avustaa selvitettäessä epäiltyjä väärinkäytöksiä organisaatiossa.

Sisäisen tarkastuksen tarkoituksena on luoda lisäarvoa ja kehittää Outotecin liiketoimintaa toimimalla itsenäisenä ja objektiivisena varmistus- ja konsultointipalveluna. Sisäinen tarkastus auttaa Outoteciä noudattamaan hyvää hallintotapaa, antamaan yhtiön johdolle riippumattoman näkökulman yhtiön toiminnan tarkasteluun ja arviointiin sekä saavuttamaan tavoitteensa tuomalla järjestelmällisen ja kurinalaisen lähestymistavan riskienhallinnan, valvonnan ja hallinnointiprosessien tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen.

Yhtiön sisäinen tarkastus raportoi hallinnollisesti talous- ja rahoitusjohtajalle, mutta sisäiseen tarkastukseen liittyvissä asioissa suoraan hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja toimitusjohtajalle.

Tarkastus- ja riskivaliokunta hyväksyy sekä vuosittaiset että pitkän aikavälin sisäisen tarkastuksen suunnitelmat. Tarkastustulokset, suositukset ja johdon korjaustoimenpiteet raportoidaan säännöllisesti tarkastus- ja riskivaliokunnalle.

Riskienhallinta

Riskienhallinta on saumaton osa Outotecin johtamisjärjestelmää ja sisäistä valvontaa. Sen tavoitteena on riskien systemaattinen arviointi, joka helpottaa syvällistä suunnittelua ja päätöksentekoprosessia. Riskienhallinta kattaa kaikki organisaation osa-alueet ja huomioi niin  strategiset kuin operatiivisetkin riskit. Riskienhallinta tukee yhtiön johtoa sekä hallitusta varmistaen, että yhtiö voi toteuttaa strategiaansa tehokkaasti.

Outotec toteuttaa toiminnassaan riskienhallinnan toimintaperiaatetta, jossa määritellään tavoitteet, lähestymistavat ja riskienhallinnan vastuualueet. Outotecin riskienhallintaan kuuluvat konsernitasoiset ja projektikohtaiset riskienhallintaprosessit, jotka kaikki lisäävät talousraportoinnin luotettavuutta.

Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan toimintaperiaate toimii perustana kaikelle riskienhallinnalle Outotecissa. Outotecin projektien riskienhallintaprosessissa, rahoitusriskien hallintatoimet, QEHS (Quality, Environment, Health and Safety)-järjestelmät ja yritysvastuupolitiikka ovat keskeinen osa yhtiön kokonaisvaltaista riskienhallintaa.

Outotecin hallitus valvoo ja hyväksyy Outotecin riskienhallinnan toimintaperiaatteet ja siihen liittyvät prosessit. Toimintaperiaatteissa määritellään riskienhallinnan tavoitteet, periaatteet, toimintatavat, organisaatio ja riskienhallinnan vastuualueet sekä raportointi- ja seurantamenetelmät. Hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan vastuulla on katselmoida hallitukselle annettavat riskien arvioinnit ja raportit. Tarkastus- ja riskivaliokunta valvoo myös, miten johto seuraa konsernin riskienhallintapolitiikan ja -menetelmien noudattamista ja arvioi riskienhallinnan riittävyyttä suhteessa Outotecin kohtaamiin riskeihin. Toimitusjohtaja ja johtoryhmä ovat vastuussa riskienhallintaprosessien määrittelystä ja käyttöönotosta ja sen varmistamisesta, että riskit otetaan huomioon yhtiön strategian suunnittelussa sekä operatiivisessa liiketoiminnassa. Liiketoiminta-alueet, maantieteelliset alueet ja globaalit funktiot ovat vastuussa omien strategisten tavoitteidensa saavuttamisesta sekä kaikkien riskiensä vähentämisestä ja hallinnasta riskienhallinnan, tuella.

Riskienhallintaa ja liiketoiminnan valvontaa johtaa konsernin taloushallinto, jota johtaa talous- ja rahoitusjohtaja.

Toiminnallisesti riskienhallinnalla on suora pääsy johtoryhmään, toimitusjohtajaan, tarkastus- ja riskivaliokuntaan ja hallitukseen.

Riskit arvioidaan säännöllisesti ja riskit sekä niihin liittyvät riskienhallintatoimenpiteet raportoidaan säännöllisesti toimitusjohtajalle, johtoryhmälle, tarkastus- ja riskivaliokunnalle sekä hallitukselle. Keskeiset Outotecin toimintaan liittyvät riskit ovat strategisia, toiminnallisia ja projekteihin sekä rahoitukseen liittyviä riskejä, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi Outotecin raportoimiin taloudellisiin tietoihin. Merkittävimmät Outotecin liiketoimintaan liittyvät riskit ja epävarmuudet kuvataan hallituksen toimintakertomuksessa. Rahoitusriskit kuvataan tilinpäätösten liitetiedoissa ja toiminnalliset sekä projekteihin liittyvät riskit ovat kuvattuina  yhtiön verkkosivuilla.

Taloudelliseen raportointiin liittyvä sisäinen valvonta

Sisäisen valvonnan tavoitteena on taloudellisen raportoinnin suhteen varmistaa, että raportointi on luotettavaa ja noudattaa yleisesti hyväksyttyjä tilinpäätösten laadintaperiaatteita, sovellettavia lakeja ja määräyksiä sekä sisäisiä raportointiperiaatteita. Outotecin taloudellisen raportoinnin viitekehys perustuu konsernitason ohjeisiin, taloudellisiin prosesseihin ja yleiseen raportointialustaan. Tätä viitekehystä tukevat Outotecin arvot, rehellisyys ja korkeat eettiset säännöt sekä säännöllinen koulutus ja tiedonvaihto taloudellisia prosesseja käsittelevissä kokouksissa.

 

Outotecin hallintoelimet 

 

Hallituksella on kokonaisvastuu taloudellisen raportoinnin sisäisestä valvonnasta. Hallitus arvioi liiketoiminnan tuloksellisuutta. Hallitus on nimittänyt tarkastus- ja riskivaliokunnan, joka muiden tehtäviensä ohella valvoo säännöllisesti taloudellisen raportoinnin periaatteita ja raportoinnin oikeellisuutta. Toimitusjohtaja sekä konsernin johtoryhmä ja johtoryhmät kullakin liiketoiminta-alueella ja maantieteellisellä alueella tuottavat kuukausittaisen katsauksen kuluneen kauden taloudellisesta toiminnasta ja liiketoiminnan näkymistä. Katsauksen keskeisenä osana on toimitusprojektien taloudellinen tulos. Valvontatoiminnot kussakin tytäryhtiössä ovat vastuussa siitä, että liiketoimintatapahtumat raportoidaan Outotecin tilinpäätöksen laadintaperiaatteiden mukaisesti. Sisäinen tarkastustoimi tarkastaa säännöllisesti taloudellista raportointia ja raportoi suoraan tarkastus- ja riskivaliokunnalle ja toimitusjohtajalle. Konserninlaajuista taloushallintoa ja valvontaa koordinoi konsernin taloushallinto, jota johtaa talous- ja rahoitusjohtaja. Sisäisen valvonnan operatiivinen vastuu on kullakin tytäryhtiöllä, liiketoiminta-alueella sekä maantieteellisellä alueella ja konsernin globaaleilla funktioilla.

Konsernin taloushallinto pitää yllä taloudellisen raportoinnin yleisohjeita, toimii taloudellisten prosessien omistajana ja valvoo keskitetysti raportointialustoja. Konsernitasolla laadintaperiaatteita soveltaa ja tulkitsee konsernin taloushallinto, ja nämä periaatteet on dokumentoitu Outotecin laskennan laadintaperiaatteisiin ja raportointiohjeeseen. Laadintaperiaatteita toteuttaa kontrollereiden verkosto liiketoiminta- ja maantieteellisillä alueilla sekä globaaleissa funktioissa. Outotecin tapahtumat on tällä hetkellä tallennettu useisiin eri järjestelmiin. Osana 2011 aloitettua globaalia prosessi- ja IT-järjestelmien harmonisointiprosessia useita järjestelmiä on jo korvattu SAP:illa, joka on Outotecin vakiotoiminnanohjausjärjestelmä. Outotecin tavoitteena on korvata suurin osa jäljellä olevista järjestelmistä vuoden 2015 loppuun mennessä. Taloudellinen tieto kerätään ERP:stä yhteiseen konsolidointijärjestelmään, jotta varmistutaan yhdenmukaisista sisäisen ja ulkoisen laskennan tiedoista. Sisäinen johdon raportointi täsmätään aina ulkoiseen raporttiin, jotta varmistutaan sisäisen ja ulkoisen raportoinnin perustuvan samaan tietoon. Outotecin kirjanpitojärjestelmän perustietojen muutosten hallinta on toteutettu keskitetysti tietojen eheyden varmistamiseksi. Eri järjestelmien välille on soveltuvissa tapauksissa luotu automaattiset rajapinnat. Taloushallinnon tietojärjestelmien käyttöoikeudet ja tehtävien eriyttäminen sekä johdonmukaiset ja huolellisesti dokumentoidut prosessit ovat tärkeä osa sisäistä valvontaa.

Outotecin kuukausittainen talouskatsausprosessi muodostaa keskeisen valvontamekanismin, jonka avulla mitataan liiketoiminnan tehokkuutta ja yhtiön kehitystä verrattuna asetettuihin taloudellisiin tavoitteisiin. Kuukausittainen raportointi sisältää yksityiskohtaiset analyysit toteutuneiden tulosten, budjetin sekä edellisen vuoden toteutuneiden ja uusimpien ennusteiden välisistä eroista. Taloudellisten tietojen lisäksi raportit sisältävät muita tärkeitä tunnuslukuja, jotka mittaavat Outotec-konsernin, sen liiketoiminta-alueiden ja maantieteellisten alueiden liiketoiminnan kehitystä sekä kustannusten kehittymistä yhtiön globaaleissa funktioissa. Projektitoimitukset muodostavat pääosan Outotecin myynnistä, joten projektien riskienhallinta ja projektien valvonta ovat taloudellisen valvonnan ja raportoinnin tietojen saannin kannalta keskeisiä prosesseja.

Taloudellista tulosta ja taloudellisia näkymiä tarkastellaan kuukausittain kaikilla organisaation tasoilla painottaen erityisesti projekteihin liittyviä sopimusriskejä, projektivarauksia ja taloudellista tulosta. Neljännesvuosittain myös tarkastus- ja riskivaliokunta arvioi projekteihin liittyvän taloudellisen suorituksen sekä projektiriskit. Kontrollerit osallistuvat arviointiin sekä toimintojen suunnitteluun. Kontrollereiden vastuulla on myös varmistaa, että raportointi noudattaa konsernitason ohjeita ja aikatauluja.

Vuoden 2013 aikana erityinen painopiste laitettiin koulutukselle liittyen tiettyihin konsernin noudattamiin laskennan laadintaperiaatteisiin sekä johdon raportointiin, raloudellisten prosessien yhdenmukaistamistyön jatkamiseen sekä uuden johdon raportointityökalun käyttöönottoon, jonka tarkoituksena on parantaa matriisiorganisaation näkyvyyttä. Yhtenäisen ohjausjärjestelmän (SAP) käyttöönottoprojekti jatkui vuonna 2013 edellisen vuoden kolmen pilotin jälkeen. Käyttöönotot uusissa yksiköissä jatkuvat seuraavien muutaman vuoden ajan.

Tilintarkastajat

Yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka on oltava Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhtiö. Varsinainen yhtiökokous valitsee kuluvan vuoden tilinpäätöksen tilintarkastajan, jonka tehtävä päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Tilintarkastustoimiston on tarkastettava yhtiön kunkin tilikauden kirjanpito, tilinpäätösasiakirjat sekä yhtiön hallinnointi- ja ohjausjärjestelmä vuosittain. Yhtiön tilintarkastukseen sisältyy myös konsernitilinpäätöksen ja konserniin kuuluvien yhtiöiden välisten suhteiden tarkastelu. Tämä edellyttää yhtiön tilintarkastajan ja konsernin muiden yhtiöiden tilintarkastajien välistä kansainvälistä yhteistyötä. Tilintarkastuksen suunnittelussa tulee huomioida, että yhtiöllä on oma erillinen sisäisen tarkastuksen toiminto. Vuosittaisen tilinpäätöksen yhteydessä ulkopuolinen tilintarkastaja luovuttaa lakisääteisen tilintarkastajan raportin yhtiön osakkaille, ja lisäksi se raportoi tuloksista säännöllisesti hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnalle. Yleisten pätevyysvaatimusten lisäksi tilintarkastajan on täytettävä lain edellyttämät itsenäisyysvaatimukset itsenäisen ja luotettavan tilintarkastuksen varmistamiseksi.

Vuonna 2015 yhtiö maksoi 860 500 euroa (2014: 896 100 euroa) tilintarkastuspalveluista. Lisäksi yhtiö maksoi 519 900 euroa (2014: 456 400 euroa) konsulttipalveluista, joita eivät liittyneet tilintarkastukseen.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa 11.4.2016 valittiin yhtiön auktorisoiduksi tilintarkastajaksi PricewaterhouseCoopers Oy.